JCFDI

No para bajar los CFDI del día a día: con la contraseña (CIEC) del contribuyente basta. La e.firma hace falta para el Servicio Web, que es la vía para periodos muy grandes, para la agenda de clientes, que se apoya en él, y para el buzón tributario, que entra al portal con ella para no pedirle un captcha por cada cliente.

En la base de datos local del programa, en su propia computadora. No se envían a ningún servidor nuestro. Tampoco van cifradas: quien tenga acceso a su sesión de Windows puede verlas con el botón del ojo, así que regístrelas sólo en equipos de confianza. Si las importa desde Excel, el programa le ofrece mandar ese libro a la papelera, porque también las lleva en texto plano.

Sí. En «Columnas del reporte» arma una plantilla por cliente: elige qué columnas salen, en qué orden y con qué encabezado, para que las fórmulas de su hoja las sigan encontrando donde él las tiene. Con plantilla, las columnas no cambian de un mes a otro aunque alguna venga en ceros. La plantilla cambia la hoja principal del reporte estándar; las hojas de Nómina, Pagos, Retenciones, Carta Porte, Combustibles y Conceptos llevan sus propias columnas, y el reporte con conversión a MXN conserva las suyas porque las arma por posición.

Ocho análisis del contribuyente y periodo elegidos, reunidos en un libro con índice y enlaces a cada detalle. Incluyen Pre-cierre mensual, Cierre anual, Ventas y clientes, Cartera PPD, Gastos y proveedores, Pre-DIOT, Nómina y retenciones y Auditoría CFDI. Trabaja sólo con CFDI, complementos y estatus SAT cargados. Es un control documental para planear y revisar: no sustituye la contabilidad, los estados de cuenta, los contratos ni las declaraciones.

Sí, y completo: el estándar del SAT tiene más de ciento cincuenta atributos y salen todos. Se leen las versiones 2.0, 3.0 y 3.1, con los cuatro medios de transporte —autotransporte, marítimo, aéreo y ferroviario—, las ubicaciones con su domicilio, las mercancías con su documentación aduanera y sus datos de COFEPRIS, y las figuras del transporte. El traslado sale en su propia hoja del reporte y también impreso en el PDF, con el IdCCP en el encabezado del bloque, que es el dato con el que la autoridad verifica el traslado en el camino.

No si no las usa. La hoja trae todo lo que el estándar permite registrar, incluidas las columnas de la embarcación, las del convoy ferroviario y las que la COFEPRIS le pide a un medicamento. Encienda «Quitar las columnas que salgan vacías» en los ajustes del reporte y la hoja se queda sólo con lo que sus CFDI de verdad traen: un despacho que factura fletes por carretera acaba con una hoja de la tercera parte de ancho. Las claves del SAT, además, salen con su descripción al lado, así que no hay que ir al catálogo a averiguar qué era «TPAF01».

Sí, en sus versiones 1.0, 1.1 y 1.2, y sale tanto en su propia hoja del reporte como impreso en el PDF. Cada consumo muestra el monedero, la estación, la fecha y el folio de operación, el tipo y volumen de combustible, el precio y sus impuestos trasladados. Cuando una operación trae IVA e IEPS ocupa dos renglones: la identificación se repite, pero la cantidad y el importe sólo se escriben en el primero, para que sumar la columna no duplique valores.

JCFDI incorpora la información de los 40 complementos vigentes al reporte de Excel y a la representación impresa en PDF: 26 complementos de factura, 2 complementos concepto y los 12 del CFDI de retenciones. Incluye Aerolíneas, Carta Porte, Certificado de destrucción, CFDI Registro fiscal, Comercio Exterior, Compraventa de divisas, Consumo de combustibles, Donatarias, Estado de cuenta de combustibles de monederos electrónicos, Hidrocarburos, INE, Leyendas fiscales, Notarios Públicos, Obras de arte plásticas y antigüedades, Otros derechos e impuestos, Pago en especie, Persona física integrante de coordinado, Recepción de pagos, Recibo de pago de nómina, Renovación y sustitución de vehículos, Sector de ventas al detalle (Detallista), Servicios parciales de construcción, Timbre Fiscal Digital, Turista pasajero extranjero, Vales de despensa, Vehículo usado, Instituciones educativas privadas, Venta de vehículos, Enajenación de acciones, Dividendos, Intereses, Arrendamiento, Pagos a extranjeros, Premios, Fideicomisos no empresariales, Planes de retiro, Intereses hipotecarios, Operaciones con derivados, Sector financiero, Servicios mediante Plataformas Tecnológicas. Las únicas excepciones son SPEI de tercero a tercero, Acreditamiento del IEPS y Terceros, que el propio SAT clasifica como no vigentes.

Eso hace la agenda de clientes. «Enviar a Excel» copia los CFDI de cada cliente al libro y a la hoja que él tiene configurados, con sus fórmulas y sus tablas ya hechas: no crea un archivo nuevo, continúa el que hay. La plantilla debe incluir el UUID, porque es la columna con la que el programa averigua en qué renglón seguir. Y tenga en cuenta que lo ya escrito conserva el formato anterior, así que cambiarle la plantilla a un libro en marcha lo dejaría con dos formatos, uno debajo del otro.

Sí, y por dos caminos. Al crear el reporte puede activar la consulta del estatus en el SAT: de la misma respuesta sale la validación del artículo 69-B, y el libro la escribe en la columna «Validación EFOS», junto a Estatus, Es Cancelable y Estatus Cancelación. Tarda, porque pregunta comprobante por comprobante, pero es también la única forma de enterarse de lo que se canceló después de que usted lo descargó. El otro camino es la casilla de análisis: JCFDI baja el listado completo del 69-B de Datos Abiertos del SAT y revisa contra él a todos los emisores del lote —y a los terceros de los CFDI 4.0 que facturan a cuenta de alguien más—, anotando si el RFC figura como presunto, definitivo, desvirtuado o con sentencia favorable y con qué fecha de corte se consultó.

Son el análisis, y sólo salen si marca la casilla «Analizar los CFDI y agregar un resumen de observaciones» al crear el reporte. Veintitrés reglas recorren el lote y anotan lo que merece que alguien lo mire: comprobantes sin UUID o repetidos, moneda extranjera sin tipo de cambio, notas de crédito sin el UUID de lo que corrigen, sustituciones en las que el original y el sustituto siguen vigentes, relaciones de sustitución puestas entre comprobantes de tipo distinto, complementos de pago sin documentos, con saldos que no concilian o timbrados fuera de plazo, facturas PPD sin ningún REP, formas de pago que no cuadran con PUE o PPD, usos del CFDI que no amparan la deducción, retenciones que faltaron, y emisores o terceros publicados en el 69-B. Cada hallazgo lleva su severidad —Error, Advertencia o Seguimiento—, la evidencia con la que se levantó y qué conviene hacer, con enlace a la hoja donde está ese comprobante. El Resumen dice además qué reglas se omitieron y por qué, para que no se confunda «no lo revisé» con «está limpio». No modifica los XML ni sustituye la validación fiscal.

Con el reporte «Sustitución con doble efecto» del Panel de control. Busca, entre todos los CFDI cargados y no sólo los del mes, los comprobantes que otro sustituye con la relación 04 y siguen vigentes: mientras el original no se cancele, los dos cuentan. Como el original casi siempre es de un mes anterior, si no está cargado lo busca en la carpeta del contribuyente y consulta su estatus en el SAT. El Excel pone cada original con su sustituto debajo, en pesos, y al pie suma los originales, que es lo que sobra si el correcto es el sustituto. Una nota de crédito o un complemento de pago que relacionan la factura con 04 no la duplican —la nota le resta, el pago la liquida—: van en su propia hoja, con un aviso de qué relación correspondía y fuera de las sumas. Y lo que no se pudo confirmar, porque falta el original o el SAT no dio su estatus, también se dice en su hoja, para que no se confunda con «no hay nada».

Para eso está la pantalla de Buzón tributario. Entra al buzón de cada contribuyente de la agenda con su e.firma y recorre las notificaciones pendientes, las ya notificadas y los comunicados, todas sus páginas, sin abrir ningún mensaje. La bitácora sale en Excel con cuatro hojas: el resumen por contribuyente, las pendientes con su fecha de aviso y lo que les queda de plazo, las ya notificadas con su fecha, y los comunicados con su texto completo. De las ya notificadas puede además guardar el aviso de notificación, el acto administrativo y el acuse, y de las pendientes sólo el aviso, en una subcarpeta por RFC. Las pendientes salen además arriba de todo en el Panel de control.

Sí, con la vigilancia del buzón, que viene apagada. Encendida, consulta la cartera cada tantos minutos —cinco como mínimo—, en los días y horas que usted elija, y cuando aparece una notificación pendiente le pide al cliente por correo que la firme o que le autorice a hacerlo. Sólo se le escribe por los actos que usted autorizó con una frase, como la solicitud de información de una devolución; todo lo demás le llega al despacho en un resumen, para que usted decida. El correo sale de la cuenta del despacho, por Pingram o por SMTP, y se redacta sin saber HTML, a partir de tres modelos.

No. Trabaja mientras JCFDI esté abierto, aunque esté minimizado o en otra pantalla, y al volver a abrirlo arranca sola; no es un servicio de Windows. Con el programa cerrado o la computadora suspendida no consulta nada, y lo que haya llegado mientras tanto se detecta en la siguiente vuelta. Cada notificación se avisa una sola vez, y si un correo no sale, se vuelve a intentar en lugar de darla por avisada.

No, y es lo primero que hay que decir: abrir una notificación levanta el acuse de recibo y la da por hecha ese mismo día, así que eso le corresponde al contribuyente. JCFDI lee el texto de los mensajes sin abrirlos y el SAT no los marca como leídos. La bitácora sirve para avisarle a su cliente y que la abra él. Tenga presente que no abrirla tampoco detiene nada: la notificación se tiene por hecha al abrirla o al tercer día hábil siguiente al aviso de disponibilidad, lo que ocurra primero. Consultar el buzón sirve para enterarse el mismo día, no para ganar tiempo.

Es una estimación, y el reporte la llama así. Descuenta sábados, domingos y los días festivos de fecha fija del artículo 12, pero no las vacaciones generales del SAT ni los días inhábiles que la autoridad publica cada año, porque cambian y no hay de dónde leerlos sin conexión. Al descontar de menos, la fecha que sale es igual o anterior a la real, nunca posterior: apura de más a propósito, que en un plazo de tres días es el único error tolerable. Al lado va siempre la fecha de aviso del portal, que es el dato que se defiende ante el cliente.

Con la consulta del estatus se entera de las de un lote, pero para no tener que acordarse está el monitor automático de cancelaciones: enciéndalo una vez en Preferencias y JCFDI le pregunta al SAT por su cuenta —la primera vez por los últimos cinco años, y luego una fotografía diaria del mismo periodo— y le avisa cuando aparece una cancelación nueva, diciéndole de qué contribuyentes es y de qué periodo. Como compara días completos contra lo que el SAT informa, detecta también la cancelación de una factura antigua, que es justo la que no se ve revisando los XML del mes. El detalle queda esperándolo en el Panel: un renglón por contribuyente y periodo, que no se quita hasta que usted lo atienda y que saca su Excel de un clic, con la fecha que informó el SAT, el tipo de comprobante y los terceros asociados. Necesita que el RFC esté en la agenda con su .pfx y la contraseña de la e.firma; no pide una segunda configuración.

No, y es a propósito: el monitor corre dentro de JCFDI, en su equipo, no en un servidor nuestro ni como un servicio de Windows. Arranca veinte segundos después de abrir el programa y vuelve a trabajar cada cinco minutos aproximadamente mientras siga abierto. Si lo cierra a media consulta, la operación se detiene de forma segura y conserva el avance recibido; al volver a abrirlo continúa donde iba, lo que también sirve para recuperarse de un cierre inesperado de Windows.

Por el portal, el SAT no entrega más de 2,000 al día; si su periodo trae más, el programa los baja día por día y le avisa cuando llega al tope. Por Servicio Web son hasta 200,000 XML por solicitud. Los paquetes que prepara el SAT caducan a las 72 horas, y la recolección automática los baja antes de que eso pase.

Sí, hasta el número de equipos que incluya su plan. Desde su cuenta puede ver qué equipos tienen la licencia activa y liberar el que ya no use, por ejemplo si cambió de máquina. Las plantillas de columnas se exportan a un archivo, para no volverlas a armar en cada equipo del despacho.

El programa deja de descargar del SAT hasta que renueve. Los XML, reportes y PDF que ya generó son suyos y siguen en su equipo: nunca dependen de que la licencia esté vigente.

No. JCFDI es un programa de Windows. Es una decisión deliberada: aprovecha componentes del sistema que no existen fuera de él.